Comptabilité informatisée
Vos obligations en cas de contrôle fiscal

 

Quels sont les professionnels concernés ?

Vous êtes concernés par l’obligation de remettre un fichier des écritures comptables (FEC) dès lors que vous remplissez les conditions suivantes :

• Votre comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés (par exemple, un logiciel comptable).
• La réglementation fiscale vous oblige à tenir et à présenter des documents comptables.
• Vous faites l’objet d’une vérification de comptabilité.
  

Cette obligation est donc très large puisqu’elle concerne aussi bien les exploitants individuels (commerçants, artisans, professions libérales…) que les sociétés.

En revanche, vous n’êtes pas concerné si vous tenez votre comptabilité manuellement (par exemple, livre-journal des recettes-dépenses pour les professions libérales)

→ A NOTER 
Sont dispensés de fournir le FEC :
> les auto-entrepreneurs,
> les sociétés civiles immobilières soumises aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques.

Quelles sont les périodes visées ?

L’obligation de présenter la comptabilité sous forme dématérialisée concerne l’ensemble des exercices visés dans l’avis de vérification. Ainsi, vous devez fournir un FEC par exercice contrôlé.

Par exemple, en cas de contrôle des exercices clos aux 31 décembre 2023 et 2024, vous devez communiquer au vérificateur un fichier unique de l’ensemble de vos écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2023 et un second fichier unique de l’ensemble de vos écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2024.

Quels sont le format et le contenu du fichier à remettre au vérificateur ?

Le Fichier des Ecritures Comptables regroupe l’ensemble des enregistrements informatiques qui constituent la comptabilité générale.
La copie du FEC remis à l’Administration  doit répondre au « format standard » défini par l’arrêté du 19 juillet 2013. Ces normes du « format standard » définissent les types de fichiers, mentions, enregistrements et codages des informations.
La copie du FEC correspond à l’ensemble des journaux de saisie existant dans le système informatique. Le fichier contient toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l’exercice classées par ordre chronologique de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence. Le fichier doit, en outre, comporter les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture c’est-à-dire les écritures d’à nouveau et les écritures d’inventaire.

Pour chaque écriture, le fichier comprend entre 18 et 22 champs obligatoires selon la catégorie d’imposition, tels que notamment :

• le code journal de l’écriture comptable,
• le libellé journal de l’écriture comptable,
• le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable,
• la date de comptabilisation de l’écriture comptable,
• le numéro de compte,
• le libellé de compte,
• la référence à la pièce justificative,
• la date de la pièce justificative,
• la date de validation de l’écriture comptable…)

En pratique, vous devrez générer le FEC à partir d’une exportation depuis votre logiciel comptable.

→ A NOTER 
L’outil « Test Compta Demat » mis en ligne par l’Administration fiscale vous permet de vérifier la conformité de votre FEC au régard des dispositions légales. 
Votre éditeur de logiciel peut également vous fournir une attestation de conformité de votre logiciel comptable.

 

A quel moment devez-vous le remettre ?

Vous devez en principe remettre une copie des fichiers au vérificateur lors de sa première visite.

En pratique, comment remettre le FEC au vérificateur ?

La copie des fichiers est remise selon les modalités définies en accord avec le vérificateur.
Vous pouvez utiliser plusieurs supports, qu’ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFIP…).

Quelle est la durée de la vérification de la comptabilité ?

En principe, le vérificateur dispose d’un délai de trois mois pour opérer son contrôle dans les petites entreprises. Toutefois, ce délai de trois mois ne commence à courir qu’à la date du jour de la remise effective des fichiers conformes.

En pratique, le vérificateur vous remettra un imprimé qui indiquera la date de la remise des fichiers.

Quelles sont les sanctions encourues en cas de non présentation du fichier ?

Le défaut de présentation du FEC mais également la remise au vérificateur de fichiers non conformes est passible d’une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10% des droits mis à la charge du contribuable.

En outre, le fait de ne pas remettre le FEC peut être considéré comme une opposition à un contrôle fiscal et rendre applicable une majoration de 100 %.

Que deviennent les fichiers transmis au vérificateur ?

L’Administration doit les détruire avant la mise en recouvrement ou après l’envoi d’un avis d’absence de rectification.